Bij het transporteren van producten moet men altijd in het bezit zijn van een transportbrief of een vrachtbrief. Normaal gesproken wordt er bij het transport een opdracht gegeven door de afzender aan de vervoerder om een lading in ontvangst te nemen en naar een losadres te vervoeren of om deze bij een geadresseerde af te leveren. Transportdocumenten bevatten de gegevens die nodig zijn om deze vervoerovereenkomst uit te voeren. In deze papieren ondertekent de vervoerder dat hij de goederen in ongeschonden staat heeft aangenomen. Met de vrachtbrief kunnen de goederen ook worden geïdentificeerd. Men moet namelijk net zoals personen zich in het openbaar moeten kunnen identificeren ook goederen tijdens het vervoer kunnen identificeren.
Het vervoersdocument kan dus worden gebruikt als:
-Vervoersovereenkomst, waarin vaststaat dat er een overeenkomst gesloten is
-Ontvangstbewijs, waarin staat dat de vervoerder de goederen in goede staat heeft ontvangen
-Goederidentificatie, waarmee de goederen geïdentificeerd worden door instanties zoals douane en politie.
Wanneer een bedrijf internationale handel voert heeft men deze papieren nodig in de taal van het land waar men naartoe transporteert of in een algemene taal zoals het Engels. Wanneer een transportbedrijf deze papieren niet in de juiste taal kan presenteren kan dit vaak problemen opleveren. Daarom is het verstandig om een vertaalbureau deze papieren op zijn minst in het Engels te laten vertalen.
